Tee työntekijöiden salassapitosopimuksista vankempia todennettavissa olevalla luottamuksellisen tiedon tallenteella
Kun työntekijä liittyy yritykseen, hän tarvitsee pääsyn tietoon, joka mahdollistaa hänen työnsä. Kun he lähtevät, salassapitovelvoitteiden on pysyttävä yhteydessä tietoihin, joita he ovat saaneet ja joiden kehittämisessä he ovat olleet mukana.
Salaisentaussopimus asettaa velvoitteita. Bernstein auttaa antamaan näille velvoitteille tunnistettavan viitteen: säilytetyt projektitiedostot, sertifioidut versiot ja jakaminen nimenomaisesti hyväksytyin ehdoin. Tämä yhteys on tärkeä kolmessa vaiheessa: perehdytys, projektin kehitys ja lähtö.
Ajatellaanpa Alexia, hypoteettista työntekijää, joka liittyy Acmeen työskentelemään teknisessä projektissa.
Perehdytys: sertifioi jo olemassa oleva tieto
Ennen kuin Alexille annetaan käyttöoikeus, Acme kerää heidän rooliinsa liittyvät luottamukselliset projektimateriaalit. Näitä voivat olla lähdekoodi, tekniset eritelmät, kokeelliset tulokset tai dokumentoitu valmistusprosessi.
Yritys lataa ja sertifioi perusversion Bernsteiniin ennen kuin Alex liittyy projektiin.
Tiedosto salataan asiakaspuolella ennen lähetystä. Heidän kryptografiset sormenjälkensä on ankkuroitu Bitcoinin lohkoketjuun ja aikaleimaviranomaisiin, mikä luo itsenäisesti todennettavissa olevan todisteen sertifioidun sisällön olemassaolosta ja eheydestä tiettynä ajankohtana. Luottamuksellista sisältöä itsessään ei julkaista lohkoketjussa.
Acmella on nyt säilytetty viite projektitiedolle, joka on peräisin ennen Alexin osallistumista. Jos Alex myöhemmin väittää, että tietty materiaali on peräisin heiltä työsuhteensa aikana, yritys voi esittää aikaisemmat tiedostot ja niitä vastaavan sertifikaatin. Lähtötilanne tukee tätä tosiseikkojen erottelua; työsopimukset ja osallistumistietueet määrittelevät ympäröivät oikeudet.
Viittaa luottamuksellisiin kokoelmiin toistamatta niitä
Sama sertifioitu versio voi toimia viitteenä Alexin salassapitosopimuksessa. Acme laatii kokoelman materiaaleista, joita se aikoo käsitellä. Sopimus yksilöi kokoelman sen projektinimellä ja Bernstein-sertifikaatin tunnuksella ja määrittelee siihen liittyvät luottamuksellisuus- ja sallittujen käyttötapojen velvoitteet.
Tekninen sisältö pysyy salatussa arkistossa. Kaavoja, lähdekoodia tai kokeellisia yksityiskohtia ei tarvitse toistaa työsuhteen papereissa pelkästään kokoelman tunnistamiseksi.
Tästä on hyötyä, kun suojattu tieto kattaa satoja tiedostoja tai sisältää tietoja, joiden ei tulisi kiertää tavallisten sopimusten mukana. Nämä sopimukset voivat myöhemmin käydä läpi oikeudellisia tarkastuksia, auditointeja tai due diligence -tarkastuksia. Sertifikaattiviittaus antaa heille mahdollisuuden viitata kiinteään kokoelmaan ilman, että sen arkaluontoinen sisältö sisällytetään.
Jos tarkoitettu soveltamisala on koko sertifioitu kokoelma, sopimuksessa voidaan mainita se nimenomaisesti, ottaen huomioon sen poikkeukset, kuten jo julkiset tai itsenäisesti kehitetyt tiedot. Dedikoitu kokoelma tekee tästä yksinkertaisempaa kuin viittaaminen sekaprojektiarkistoon ja luottamuksellisten osajoukkojen kuvailu sopimuksessa.
Jos tarvitaan yksityiskohtaista varmennusta, taustalla olevat materiaalit voidaan asettaa valtuutettujen tarkastajien saataville hallitun jakamisen kautta. Sertifikaatti tarjoaa viitteen, jota vasten näitä tiedostoja voidaan tarkistaa.
Jaa lähtötaso nimenomaisin ehdoin
Acme jakaa sitten sertifioidun kokoelman Alexin kanssa Bernsteinin kautta. Jakaminen voi edellyttää vastaanottajan vahvistusta ja luottamuksellisuusehtojen hyväksymistä sovelluksessa ennen käyttöä. Nämä ehdot voivat määritellä sallitun tarkoituksen, rajoitukset jatkojulkistukselle ja vastuut tietojen käsittelystä.
Acme pitää sertifioidun kokoelman, sovellettavat ehdot ja Alexin hyväksyntämerkinnän yhteydessä dokumentaatiossaan. Jokaisella elementillä on oma tarkoituksensa:
- Sertifioitu versio vahvistaa kokoelman sisällön ja tarjoaa todennettavissa olevan todisteen sen olemassaoloajasta.
- Luottamuksellisuusehdot määrittelevät kokoelmaan liittyvät velvoitteet.
- Alexin hyväksyntä dokumentoi heidän suostumuksensa näihin ehtoihin.
Tuloksena oleva järjestely on konkreettisempi kuin erillinen salassapitosopimus, joka viittaa laajasti yrityksen tietoihin. Alexille annetaan pääsy tunnistettavaan tietokokonaisuuteen nimenomaisten ehtojen mukaisesti, ja Acme säilyttää version, johon kyseiset ehdot viittaavat.
Työsuhteen aikana: pidä tiedot ajan tasalla
Projekti muuttuu ihmisten työskennellessä sen parissa. Siksi perehdytyssuunnitelman tulisi olla ensimmäinen merkintä jatkuvassa tietueessa.
Acme luo sertifiointirutiinin merkityksellisten päivitysten, kuten suunnittelumuutosten, kehitystavoitteiden, uusien kokeellisten tulosten tai muiden merkittävien lisäysten, ympärille. Bernsteinin muuttumattomat versiot säilyttävät dokumentoidun sisällön peräkkäiset tilat.
Tämä historia auttaa erottamaan Alexin liittymistä edeltäneen tiedon heidän työsuhteensa aikana tehdyistä kehitysaskeleista.
Yritys voi käyttää näitä sertifioituja viitteitä projektin kuittauksissa, päivitetyissä salassapitoaikatauluissa tai uutta työtä koskevissa sopimuksissa. Tarvittaessa kontribuutiotiedot voidaan säilyttää teknisten materiaalien rinnalla.
Kun lisämateriaalia jaetaan, sen sertifioitu viittaus voidaan yhdistää kyseistä luovutusta koskeviin luottamuksellisuusehtoihin. Etuna on jatkuvuus. Yrityksen sopimukset ja sen dokumentoitu tietämys pysyvät yhteydessä projektin kehittyessä.
Lähtö: viittaa tunnistettavaan luottamuksellisten tietojen kokonaisuuteen
Kun Alex lähtee, Acme laatii ajantasaisen sertifioidun version ja salassapitoaikataulun lähtödokumentaatiota varten. Aikataulussa yksilöidään projekti ja Bernstein-sertifikaattitunnukset, jotka vastaavat katettuja kokoelmia. Lähtösopimuksessa tai -kuittauksessa viitataan nimenomaisesti kyseiseen aikatauluun, kun se toistaa jatkuvan luottamuksellisuuden ja sallittujen käyttötapojen velvoitteet.
Tämä tarjoaa kiinteän viittauksen dokumentoituun projektin tietämykseen lähtöhetkellä. Jos laajuus myöhemmin kiistetään, yritys voi hakea säilytetyt tiedostot ja varmistaa, että ne vastaavat viitattua sertifikaattia.
Myös asiaankuuluvat aiemmat versiot tulisi sisällyttää. Alex on saattanut saada hylätyn suunnittelun, aiemman formulaation tai historiallisen analyysin, jota ei enää esiinny uusimmissa projektitiedostoissa. Versiohistorian avulla yritys voi ottaa nämä tiedot huomioon ilman, että se luottaa pelkästään projektin lopulliseen tilaan.
Kuten perehdytyksen yhteydessä, näissä viitteissä vältetään arkaluonteisten teknisten yksityiskohtien toistamista lähtöasiakirjoissa. Yksityiskohtainen sisältö säilyy turvallisesti, kun taas sopimus yksilöi kokoelmat, joihin jatkuvat velvoitteet liittyvät. Lähtörekisteri vahvistaa työsuhteen aikana asetetut velvoitteet ja tarkentaa niiden aihetta.
Pidä todisteet luottamuksellisina ja saatavilla
Todisteiden säilyttämisen ei pitäisi edellyttää suojattavien tietojen tarpeetonta paljastamista. Bernstein yhdistää asiakaspuolen salauksen, muuttumattomat muutokset ja jakamisen vastaanottajan kanssa ehtojen vahvistamisen ja hyväksymisen. Acme voi säilyttää luottamukselliset projektimateriaalinsa ja asettaa ne Alexin saataville määritellyin ehdoin.
Tämä erottelu on keskeistä työnkulussa: sopimukset viittaavat tunnistettaviin sertifioituihin kokoelmiin, yksityiskohtainen sisältö pysyy suojattuna ja alkuperäiset säilytetään tarvittaessa tarkistusta varten.
Sertifiointi vahvistaa viitteen. Salassapitosopimus määrittelee velvoitteet. Kumpikaan ei vaadi yritystä paljastamaan teknistä tietämystään asiakirjoissa, jotka voivat levitä laajemmin.
Anna salassapitovelvoitteille konkreettinen viite
Bernsteinin avulla Acme voi yhdistää Alexin työsuhteen dokumentoituun prosessiin:
Projektin lähtötason sertifiointi ennen perehdytystä.
Asiaankuuluvan kokoelman jakaminen nimenomaisesti hyväksytyin ehdoin.
Sertifioitujen muutosten säilyttäminen projektin edetessä.
Asiaankuuluvien sertifioitujen kokoelmien viittaaminen lähtöasiakirjoissa.
Tuloksena on selkeämpi yhteys yrityksen tiedon, työntekijälle tarjottavien tietojen ja niihin liittyvien velvoitteiden välillä.
Näin Bernstein voi vahvistaa työntekijöiden salassapitosopimuksia antamalla salassapitosopimuksille tarkan ja todennettavissa olevan viittauksen ja säilyttämällä samalla taustalla olevan tiedon turvallisesti.
