Rendere più solidi gli accordi di riservatezza (NDA) con i dipendenti grazie a una registrazione verificabile delle informazioni riservate
Quando un dipendente entra a far parte di un'azienda, ha bisogno di accedere alle informazioni che rendono possibile il suo lavoro. Quando lascia l'azienda, gli obblighi di riservatezza devono rimanere collegati alle informazioni che ha ricevuto e contribuito a sviluppare.
Un NDA stabilisce degli obblighi. Bernstein aiuta a dare a tali obblighi un riferimento identificabile: file di progetto conservati, versioni certificate e condivisione a condizioni espressamente accettate. Questo collegamento è importante in tre momenti: l'inserimento in azienda, lo sviluppo del progetto e la cessazione del rapporto di lavoro.
Consideriamo Alex, un ipotetico dipendente che entra in Acme per lavorare a un progetto tecnico.
Inserimento in azienda: certificare le informazioni già esistenti
Prima di concedere ad Alex l'accesso, Acme raccoglie i materiali riservati del progetto pertinenti al suo ruolo. Questi potrebbero includere codice sorgente, specifiche tecniche, risultati sperimentali o un processo di produzione documentato.
L'azienda carica e certifica una revisione di base in Bernstein prima che Alex entri a far parte del progetto.
I file vengono crittografati lato client prima della trasmissione. Le loro impronte digitali crittografiche sono ancorate alla blockchain di Bitcoin e alle autorità di timestamp, creando una prova verificabile in modo indipendente dell'esistenza e dell'integrità del contenuto certificato in un determinato momento. Il contenuto riservato stesso non viene pubblicato sulla blockchain.
Acme ora dispone di un riferimento conservato per le conoscenze relative al progetto precedenti al coinvolgimento di Alex. Se in seguito Alex dovesse affermare che un determinato materiale è stato creato da loro durante il periodo di impiego, l'azienda può produrre i file precedenti e il relativo certificato. La base di riferimento supporta tale distinzione fattuale; i contratti di lavoro e i registri dei contributi stabiliscono i diritti correlati.
Fare riferimento a raccolte riservate senza riprodurle
La stessa revisione certificata può servire da riferimento nell'accordo di riservatezza di Alex. Acme prepara una raccolta dei materiali che intende tutelare. L'accordo identifica tale raccolta con il nome del progetto e l'ID del certificato Bernstein, e definisce gli obblighi di riservatezza e di utilizzo consentito ad essa collegati.
Il contenuto tecnico rimane nel repository crittografato. Non è necessario riprodurre formule, codice sorgente o dettagli sperimentali nella documentazione relativa al contratto di lavoro solo per identificare la raccolta.
Questo è utile quando le informazioni protette si estendono su centinaia di file o contengono dati che non dovrebbero circolare tramite contratti ordinari. Tali contratti potrebbero in seguito essere sottoposti a revisioni legali, audit o due diligence. Un riferimento al certificato consente di indicare una raccolta specifica senza includerne il contenuto sensibile.
Qualora l'ambito previsto sia l'intera raccolta certificata, l'accordo può specificarlo espressamente, fatte salve le esclusioni, come ad esempio le informazioni già pubbliche o sviluppate in modo indipendente. Una raccolta dedicata semplifica questo processo rispetto al riferimento a un archivio di progetto misto e al tentativo di descrivere i sottoinsiemi riservati nell'accordo.
Laddove sia necessaria una verifica dettagliata, i materiali sottostanti possono essere resi disponibili ai revisori autorizzati tramite condivisione controllata. Il certificato fornisce il riferimento rispetto al quale è possibile verificare tali file.
Condivisione della baseline in condizioni esplicite
Acme condivide quindi la raccolta certificata con Alex tramite Bernstein. La condivisione può richiedere la verifica del destinatario e l'accettazione, all'interno dell'applicazione, dei termini di riservatezza prima dell'accesso. Tali termini possono definire lo scopo consentito, le restrizioni su ulteriori divulgazioni e le responsabilità per la gestione delle informazioni.
Acme mantiene la raccolta certificata, i termini applicabili e la registrazione dell'accettazione da parte di Alex collegati nella propria documentazione. Ogni elemento ha uno scopo distinto:
La revisione certificata fissa il contenuto della raccolta e fornisce una prova verificabile della sua data di creazione.
I termini di riservatezza definiscono gli obblighi connessi a tale raccolta.
L'accettazione da parte di Alex documenta il suo consenso a tali condizioni.
L'accordo risultante è più concreto di un semplice NDA che si riferisce genericamente alle informazioni aziendali. Ad Alex viene concesso l'accesso a un insieme identificabile di conoscenze a determinate condizioni, e Acme conserva la versione a cui tali condizioni si riferiscono.
Durante il rapporto di lavoro: mantenere la documentazione aggiornata
Un progetto si evolve man mano che le persone ci lavorano. La baseline iniziale dovrebbe quindi diventare la prima voce di una documentazione in continuo aggiornamento.
Acme stabilisce una procedura di certificazione per gli aggiornamenti significativi: modifiche di progettazione, traguardi di sviluppo, nuovi risultati sperimentali o altre aggiunte importanti. Le revisioni immutabili di Bernstein preservano gli stati successivi del contenuto documentato.
Questa cronologia aiuta a distinguere le conoscenze preesistenti all'arrivo di Alex dagli sviluppi avvenuti durante il suo impiego.
L'azienda può utilizzare questi riferimenti certificati nei riconoscimenti di progetto, negli aggiornamenti degli accordi di riservatezza o negli accordi relativi a nuovi incarichi. Se necessario, i registri dei contributi possono essere conservati insieme ai materiali tecnici.
Quando viene condiviso materiale aggiuntivo, il relativo riferimento certificato può essere collegato ai termini di riservatezza che regolano tale divulgazione. Il vantaggio è la continuità. Gli accordi aziendali e le conoscenze documentate rimangono collegati man mano che il progetto si evolve.
Cessazione del rapporto: fare riferimento a un insieme identificabile di informazioni riservate
Quando Alex lascia l'azienda, Acme prepara una revisione certificata aggiornata e un accordo di riservatezza per la documentazione relativa alla cessazione del rapporto. L'accordo identifica il progetto e gli ID dei certificati Bernstein corrispondenti alle raccolte coperte. L'accordo o il riconoscimento di cessazione del rapporto fa esplicito riferimento a tale accordo quando ribadisce gli obblighi di riservatezza e di utilizzo consentito.
Questo fornisce un riferimento fisso per le conoscenze documentate del progetto al momento della cessazione del rapporto. Se in seguito si verifica una contestazione sull'ambito del progetto, l'azienda può recuperare i file conservati e verificare che corrispondano alla certificazione di riferimento.
È opportuno includere anche le revisioni precedenti pertinenti. Alex potrebbe aver ricevuto un progetto abbandonato, una formulazione precedente o un'analisi storica che non compare più nei file di progetto più recenti. La cronologia delle revisioni consente all'azienda di tenere conto di tali informazioni senza basarsi esclusivamente sullo stato finale del progetto.
Come in fase di onboarding, questi riferimenti evitano di riprodurre dettagli tecnici sensibili nella documentazione di cessazione del rapporto di lavoro. Il contenuto dettagliato rimane conservato in modo sicuro, mentre l'accordo identifica le raccolte a cui si applicano gli obblighi continuativi. Il documento di cessazione del rapporto di lavoro rafforza gli obblighi stabiliti durante il rapporto di lavoro e ne specifica l'oggetto.
Mantenere le prove riservate e disponibili
La conservazione delle prove non dovrebbe comportare la divulgazione non necessaria delle informazioni protette. Bernstein combina la crittografia lato client, le revisioni immutabili e la condivisione con la verifica del destinatario e l'accettazione dei termini. Acme può conservare i propri materiali di progetto riservati e renderli disponibili ad Alex a determinate condizioni.
Questa separazione è fondamentale per il flusso di lavoro: gli accordi fanno riferimento a raccolte certificate identificabili, il contenuto dettagliato rimane protetto e gli originali vengono conservati per la verifica quando necessario.
La certificazione fissa il riferimento. L'accordo di riservatezza definisce gli obblighi. Nessuno dei due obbliga l'azienda a divulgare le proprie conoscenze tecniche in documenti che potrebbero circolare più ampiamente.
Fornire un riferimento concreto agli obblighi di riservatezza
Con Bernstein, Acme può collegare il rapporto di lavoro di Alex a una sequenza documentata:
Certificare la baseline del progetto prima dell'assunzione.
Condividere la raccolta di dati pertinente alle condizioni espressamente accettate.
Conservare le revisioni certificate durante lo sviluppo del progetto.
Fare riferimento alle raccolte di dati certificate pertinenti nella documentazione di cessazione del rapporto di lavoro.
Il risultato è un collegamento più chiaro tra le conoscenze dell'azienda, le informazioni rese disponibili al dipendente e gli obblighi ad esse connessi.
È così che Bernstein può rendere più solidi gli accordi di riservatezza con i dipendenti: fornendo agli accordi di riservatezza un riferimento preciso e verificabile, mantenendo al contempo le conoscenze sottostanti al sicuro.
